Estamos nos comunicando com outras pessoas o tempo todo. Fazemos isso por meio de mídias sociais, textos, cartas, telefonemas, reuniões ... Porém, quando se trata de comunicação eletrônica, o e-mail é a forma mais popular de comunicação. É rápido, fácil e funciona para todos os fins. Você pode enviar um e-mail para um amigo, pode enviar um e-mail para seu chefe, pode até mesmo enviar um e-mail para o presidente do seu país (não estou brincando, há uma página de 'contato com o presidente' no site da Casa Branca). Neste blog você aprenderá como escrever e-mails em inglês.

Para tornar sua vida mais fácil quando se trata de escrever e responder e-mails, revisaremos a estrutura de um bom e-mail, daremos algumas dicas para transmitir sua mensagem de forma eficaz e alguns exemplos para você consultar sempre que tiver dúvidas .  

Preste atenção às diferenças culturais 

Lembro-me da primeira vez que enviei um e-mail a um falante nativo de inglês. Era a mulher que ia ser minha orientadora na universidade que eu estudaria nos EUA. Não pensei muito no e-mail - 'é apenas um e-mail', pensei comigo mesmo. E escrever e-mails era algo que eu costumava fazer com frequência. Eu estava errado. A resposta dela ao meu e-mail inicial foi muito direta, sem pontos de exclamação (ao contrário do que eu havia enviado), sem 'abraços' ou 'beijos' no final do e-mail, além de algumas outras coisas. 

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No início, achei que ela era grosseira, mas depois entendi que existem algumas diferenças culturais ao escrever um e-mail em um idioma diferente. Para evitar problemas, sugiro que você continue lendo este post para entender como escrever um bom e-mail em inglês. Observe que, ao seguir essas etapas, você estará se adaptando ao seu público, e isso não significa que a forma como você escreve um e-mail em seu idioma nativo está incorreta. Novamente, é apenas uma diferença cultural. 

Como se escreve: e-mail ou email

Antes de mergulharmos na estrutura de um bom e-mail, vamos abordar essa questão comum. Algumas pessoas não têm certeza se devem dizer 'e-mail' ou 'email'. Aqui está o que você precisa saber. Ambas as grafias estão corretas. Para decidir qual usar, com hífen ou sem hífen, convém verificar a preferência do guia de estilo que você deve usar. Se você não estiver seguindo um guia de estilo, poderá escolher o que preferir.  

Talvez você nunca tenha pensado muito nisso, mas o 'e' no e-mail vem de 'electronic'. Um e-mail é um 'electric mail'. Se você pensar bem, há algumas outras palavras em que abreviamos o eletrônico apenas para 'e'. E-commerce e e-learning, por exemplo. 

Para deixar as coisas claras: depende de você a decisão para dizer 'e-mail' ou 'e-mail'. Pessoalmente, prefiro e-mail porque é mais fácil de escrever. Deixe-me saber sua opinião sobre este assunto na seção de comentários, ok? 

A estrutura do seu e-mail em inglês

Vamos dar uma olhada em todas as coisas que você deve incluir em seu e-mail. Examinaremos os seis elementos de um bom e-mail: a linha de assunto, a saudação, a frase de abertura, o corpo de sua mensagem, as instruções sobre a próxima etapa e a linha de fechamento.  

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A linha de assunto 

Pense no motivo pelo qual está escrevendo este e-mail. Se você decidiu escrever esta mensagem, você tem um motivo para estar fazendo isso. Qual é a coisa mais importante sobre este e-mail? Esta é a sua linha de assunto.  

A linha de assunto deve ser específica e não muito curta. Além disso, não deve ser colocado ponto (.) No final da linha do assunto. Além disso, nunca se esqueça de escrever uma linha de assunto! Ao não fazer isso, é mais provável que sua mensagem seja excluída.  

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de linhas de assunto. 

  • Mau: Application 
  • Bom: Job Application: Social Media Manager 
  • Mau: Tomorrow 
  • Bom: Meeting tomorrow at 9 a.m. 
  • Mau: Project 
  • Bom: Ideas for our Final Project 

Além da linha do assunto, você também precisará preencher alguns outros campos antes de enviar e-mail: o endereço de e-mail do destinatário ('to'), a cópia carbono ('cc') e a cópia oculta ('bcc').  

A cópia carbono é um campo onde você pode adicionar o endereço de e-mail de outra pessoa. A ideia é enviar uma cópia do e-mail para outra pessoa que também tenha interesse no assunto do e-mail. A cópia carbono cega é semelhante à cópia carbono. A diferença aqui é que o destinatário principal não poderá ver o endereço de e-mail que foi adicionado ao campo 'bcc'.  

Saudações 

Para decidir qual saudação usar, você deve pensar em quem é seu contato. Se você não souber o nome, pode escolher uma das seguintes opções: 

  • Dear Sir/Madam; 
  • A quem possa interessar. 

No entanto, eu acho que eles podem ser estranhos, já que são tão genéricos e impessoais. Meu conselho para você é: encontre o nome do destinatário. Você sabe, o LinkedIn é um ótimo recurso. Você pode simplesmente digitar 'recruiter company xxx' e é muito provável que encontre a pessoa que está procurando. Você também pode ligar para a empresa e encontrar essa informação - às vezes, ser antiquado pode valer a pena. No entanto, se você fizer tudo isso e acabar sem nome, eu provavelmente escolheria apenas “Hello”. 

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Outra coisa que você deve prestar atenção é como usar títulos para se dirigir às pessoas. Para os homens, vamos com 'Sr.'. Portanto, se estiver falando com John Smith, você dirá 'Dear Mr. Smith'. Quando se trata de mulheres, você deve sempre ir com a 'Sra.' Existe o título 'Sra.', Que é usado para se referir a uma mulher casada. Porém, quando se trata de e-mails, a prática recomendada é dizer 'sra.', Pois o estado civil de uma mulher pode ser desconhecido e, mesmo que conhecido, não é considerado relevante no mundo dos negócios.  

Se você sabe com quem está falando, pode escolher uma destas opções: 

  • Dear Mr. (last name); 
  • Dear Ms. (last name); 
  • Olá (primeiro nome). 

Ao enviar um e-mail para um amigo, você também pode usar hi ou hey. No entanto, isso não parece muito profissional.  

A frase de abertura 

A maneira como você inicia o e-mail realmente depende do propósito de sua mensagem. Você pode começar dizendo ao destinatário quem você é ou de onde vocês se conhecem. Aqui você também pode mencionar quaisquer conexões que possa ter.  

  • My name is Bruna Silva, and I’m a content writer with PrepEng Online English School.  
  • My name is Bruna Silva, and I’m a content writer. My colleague Sarah Smith has told me a lot about your company… 

Você pode seguir isso dizendo a eles qual é o propósito do e-mail que estão lendo. Você pode dizer algo como: 

  • I’m reaching out about… 
  • As we discussed on our call, 
  • I’m getting back to you about… 
  • To follow up on our meeting, 
  • As promised, I’m… 

Se você estiver escrevendo uma resposta a um e-mail, pode começar com: 

  • Thank you for the quick response. 
  • Thank you for the update 
  • Thank you for your help. 
  • Thank you for getting in touch. 
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O corpo da sua mensagem 

Aqui é onde você desenvolverá sua mensagem. Algumas regras que você deve seguir são: 

  • Escreva frases mais curtas; 
  • Mantenha a linguagem simples; 
  • Evite muitos adjetivos; 
  • Divida o texto em alguns parágrafos; 
  • Preste atenção à sua gramática (você pode usar um site como o Grammarly para escanear seu texto em busca de todos os tipos de erros); 
  • Evite erros de digitação. Typo é a abreviação de 'erro tipográfico', que significa um erro cometido ao digitar algo. 

O próximo passo 

Depois de alguns parágrafos, é hora de encerrar seu e-mail. Algumas frases que você pode usar são: 

  • Please let me know if this works for you. 
  • Let me know if you have any further questions. 
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. 
  • Let me know if you need anything else. 
  • I look forward to hearing from you soon. 
  • I’m looking forward to your reply. 
  • I would appreciate your immediate attention to this matter 

Fechando 

Antes do seu nome, cargo e informações de contato, é importante adicionar uma assinatura. Aqui está uma lista de bons que você pode escolher.  

  • Best 
  • Best regards 
  • All the best 
  • Regards 
  • Warm regards 
  • Thank you 

Ao enviar um e-mail para um amigo ou família, lembre-se, você também pode assinar: 

  • Yours 
  • Cheers 
  • See you 
  • Lots of love 
  • XOXO (this means kisses and hugs) 
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Eu geralmente finalizo assim: 

Best, 
Bruna Silva 
Content Writer, PrepEng 
999-9999 

Emails de amostra para download 

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Amostras de e-mails em inglês

Agora você sabe como escrever e-mails em ingles! Lembre-se de prestar atenção às diferenças culturais ao se comunicar com uma equipe global e certifique-se de executar uma verificação gramatical / ortográfica antes de enviar. Além disso, se você estiver enviando um anexo, certifique-se de que ele esteja realmente anexado à sua mensagem. Esperamos que esta postagem do blog faça escrevendo e-mails em inglês mais fácil para você. Boa redação!